Buchhaltung für
Therapeuten &
Gesundheitspersonal

Therapeutische Leistungen — Physiotherapie, Ergotherapie, Psychotherapie, Logopädie und weitere Gesundheitsberufe — sind nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Das klingt gut, hat aber einen wichtigen Haken: Es handelt sich um eine unechte Steuerbefreiung.

Das bedeutet konkret: Du stellst deine Honorarnoten ohne Umsatzsteuer aus — deine Patienten zahlen also keinen USt-Aufschlag. Gleichzeitig hast du aber keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Das heißt: Die Umsatzsteuer, die du selbst bei Einkäufen zahlst (Therapiegeräte, Praxismiete, Fortbildungen, Software), kannst du dir vom Finanzamt nicht zurückholen. Die USt bleibt bei dir als Kostenfaktor hängen.

Das ist der Unterschied zur „echten" Steuerbefreiung (z. B. bei Exporten), wo der Vorsteuerabzug trotz steuerfreier Ausgangsleistungen erhalten bleibt. Bei der unechten Befreiung entfällt beides — du verrechnen keine USt, du bekommst sie aber auch nicht zurück. Ich helfe dir, diesen Faktor bei deiner Preiskalkulation und Kostenplanung richtig zu berücksichtigen.

Nicht zwingend — das hängt von deiner konkreten Tätigkeit ab. Die Befreiung nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG gilt nur für Leistungen, die unmittelbar der Gesundheitsversorgung dienen und von staatlich anerkannten Berufsgruppen erbracht werden. Klassische therapeutische Behandlungen (z. B. physiotherapeutische Einheiten, Psychotherapiesitzungen) sind klar befreit. Zusatzleistungen wie Wellnessmassagen, allgemeines Coaching ohne Heilberufsqualifikation oder der Verkauf von Produkten können hingegen umsatzsteuerpflichtig sein. Wenn du gemischte Leistungen anbietest, ist eine genaue Abgrenzung wichtig — ich schaue mir das gemeinsam mit dir an.

Eine Honorarnote ist im Grunde eine Rechnung für freiberufliche oder therapeutische Leistungen. Sie muss bestimmte Pflichtangaben enthalten: deinen Namen und Adresse, den Leistungszeitraum, eine genaue Leistungsbeschreibung (z.B. "Physiotherapeutische Behandlung, 3 Einheiten à 60 Min."), den Betrag und deinen Steuerstatus (Kleinunternehmer oder USt-befreit). Ich prüfe deine Honorarnoten auf Richtigkeit und helfe dir, ein sauberes System für die Ausstellung zu etablieren.

Ja — berufliche Fortbildungskosten sind als Betriebsausgaben voll absetzbar, solange sie in einem direkten Zusammenhang mit deiner therapeutischen Tätigkeit stehen. Das gilt für Seminare, Supervisionen, Fachliteratur, Online-Kurse und sogar Fahrkosten zur Fortbildung. Auch Mitgliedsbeiträge in Berufsverbänden, Praxissoftware wie Wellpoint und notwendige Fachliteratur kannst du absetzen. Im Erstgespräch zeige ich dir, welche Kosten du in deiner Situation geltend machen kannst.

Nein — du brauchst keine speziellen Unterlagen. Als Wellpoint-Kundin hast du deine Termine und Leistungen ohnehin digital erfasst. Ich arbeite mit deinen bestehenden Daten: Honorarnoten, Belege für Ausgaben und deine monatlichen Einnahmen. Alles geht digital — du gibst mir deine Belege per Upload oder Foto, ich übernehme den Rest. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir gemeinsam, wie der Prozess für dich am unkompliziertesten funktioniert.

Als selbstständige Therapeutin oder Therapeut bist du automatisch bei der Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen (SVS) pflichtversichert — für Kranken-, Unfall- und Pensionsversicherung. Die Beiträge werden auf Basis deines Jahreseinkommens berechnet: In den ersten Jahren zahlt du vorläufig auf Basis von Mindestbeitragsgrundlagen, nach Vorliegen deines Einkommensteuerbescheids erfolgt eine Nachverrechnung.

Das kann überraschend teuer werden: Wenn du mehr verdienst als die vorläufige Grundlage, wird der Unterschied nachträglich verrechnet — oft kommt dann eine empfindliche Nachzahlung. Ich helfe dir, die voraussichtliche SVS-Belastung rechtzeitig abzuschätzen, passende Rücklagen einzuplanen und dein Einkommen steueroptimiert zu gestalten. Die SVS-Beiträge selbst sind übrigens als Betriebsausgabe absetzbar.

Für die meisten selbstständigen Therapeuten reicht eine geprüfte Bilanzbuchhalterin in Österreich vollständig aus. Eine Bilanzbuchhalterin darf: die laufende Buchhaltung (E/A-Rechnung) führen, die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) erstellen, den Jahresabschluss vorbereiten sowie die Einkommensteuererklärung (E1 inkl. Beilage E1a) beim Finanzamt einreichen.

Ein Steuerberater ist erst bei sehr komplexer Steuergestaltung, internationalen Sachverhalten oder einer GmbH-Struktur notwendig. Für eine Einzelpraxis als Therapeutin oder Therapeut ist das in den allermeisten Fällen nicht erforderlich — und du sparst dabei erheblich an Kosten im Vergleich zu einer Steuerberatungskanzlei.

→ Detailvergleich: Bilanzbuchhalterin vs. Steuerberater  |  → Was kostet Buchhaltung?

In Österreich gilt ab 2025 eine Kleinunternehmergrenze von 55.000 Euro Jahresumsatz (netto). Da therapeutische Leistungen ohnehin nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind (unechte Steuerbefreiung), ist die Kleinunternehmerregelung für viele Therapeuten weniger relevant als für andere Berufsgruppen.

Wichtig wird sie jedoch, wenn du gemischte Leistungen anbietest — z.B. umsatzsteuerbefreite therapeutische Behandlungen kombiniert mit umsatzsteuerpflichtigen Leistungen wie Wellnessmassagen, Produkt-Verkauf oder allgemeinem Coaching. Ich helfe dir, die steuerlich optimale Variante für deine konkrete Situation zu finden.

Ja — ich betreue Therapeuten und Gesundheitsberufe in ganz Österreich, vollständig digital. Mein Büro hat seinen Sitz in Eben im Pongau (Salzburg), aber durch die digitale Arbeitsweise mit BMD Cloud ist der geografische Standort für unsere Zusammenarbeit ohne Bedeutung.

Belege werden per Foto oder Upload eingereicht — kein Postweg, keine Präsenztermine notwendig. Ich betreue Mandantinnen und Mandanten aus Wien, Graz, Innsbruck, Linz, Klagenfurt, St. Pölten, Bregenz, Salzburg Stadt und allen anderen Regionen Österreichs. Der Erstkontakt findet per kostenlosem Erstgespräch telefonisch oder per Videocall statt.

In Österreich gilt eine allgemeine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren für buchhalterisch relevante Unterlagen. Als selbstständige Therapeutin oder Therapeut betrifft das:

Einnahmen: Alle Honorarnoten und Rechnungen an Patienten oder Krankenkassen, Kassabelegsammlung bei Barzahlungen, Banküberweisungsbelege.

Ausgaben: Rechnungen für Praxismiete, Therapiematerialien und -geräte, Fortbildungskosten, Praxissoftware (z.B. Wellpoint), Versicherungen, anteilige Telefon-/Internetkosten, Fahrtkosten für Hausbesuche.

Sonstiges: Kontoauszüge, SVS-Bescheide und Einkommensteuerbescheide, Gewerbeschein oder Berufsregistrierung. Ich helfe dir, ein einfaches digitales System einzurichten, damit kein Beleg verloren geht.

Für Therapeuten mit E/A-Rechnung und überschaubarer Beleganzahl sind die Kosten deutlich günstiger als bei großen Steuerberatungskanzleien. Die genauen Kosten hängen von der Anzahl deiner Belege pro Monat, deinem Leistungsumfang (nur Buchhaltung oder auch Lohnverrechnung?) und allfälligen Sonderthemen ab. Ich biete dir im kostenlosen Erstgespräch ein transparentes Angebot — ohne versteckte Kosten.